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Quel que soit le statut juridique de votre activité, en tant que freelance vous êtes amené à réaliser des dépenses professionnelles durant l’exercice de votre activité professionnelle.
Si la tentation est grande de transférer un maximum de charges sur sa société afin de diminuer la base imposable, encore faut-il que ces charges soient déductibles fiscalement. Voici ce qu’il faut savoir.
Quels sont les frais concernés par les notes de frais ?
Chaque dépense professionnelle engagée dans le cadre de votre activité et réglée avec vos fonds propres peut être susceptible de faire l’objet d’une note de frais pour pouvoir être remboursés sur les fonds de votre entreprise, selon les conditions suivantes :
- Ces frais doivent être justifiables et nécessaires à votre activité
- Les dépenses doivent être justifiées par un document officiel (facture) qui doit être conservée pendant 10 ans
- Le montant des dépenses doit être “raisonnable”, notamment vis-à-vis de votre chiffre d’affaires.
=> Attention ce dernier point est l’un des sujets interprétables préférés lors de contrôles fiscaux.
Parmi les dépenses les plus courantes faisant l’objet de notes de frais on retrouve les suivantes.
Les dépenses liées à la restauration
Seuls les repas pris en dehors de votre domicile, et encore une fois pour des raisons professionnelles (un rendez-vous client par exemple) peuvent faire l’objet d’une note de frais et être déduits de votre résultat.
Vous ne pourrez pas déduire le montant total de la note mais telle que fixée par la législation, la différence entre le montant total et l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture. En 2023 ce montant est fixé à 15 € déductible par jour.
Exemples avec le barème 2023 :
- Sur une dépense de 16 € TTC, le professionnel peut déduire les frais de repas à hauteur de 16 € - 5,20 € = 10,80 €
- Sur une dépense de 35 € TTC, les frais déductibles sont de 20,20 € - 5,20 € = 15,00 €
Les dépenses liées aux déplacements et hébergements
Le remboursement des frais de déplacement est possible uniquement si vous ne pouvez pas retourner chez vous après votre rendez-vous avec le client, que ce soit en raison d'une distance supérieure à 50 km entre votre domicile et le lieu du rendez-vous, ou d'un temps de trajet d'au moins 1h30 pour rentrer chez vous.
Les dépenses liées à de l’achat de matériel professionnel
Seuls les achats de fournitures inférieurs à 500€ HT sont concernés : matériel informatique (claviers d’ordinateur, souris, câbles, webcam, cartouches d’encre) ou des fournitures de bureau (agrafeuses, fauteuil, lampes...).
Les dépenses de formation professionnelle
Sous réserve que cette formation ait une finalité professionnelle et présente un intérêt économique pour l'entreprise.
Comment faire les notes de frais ?
En tant qu’entrepreneur la liste des tâches administratives peut sembler sans fin et la gestion des notes de frais peut vite devenir fastidieuse, alors un seul mot d’ordre : organisation !
Chaque note de frais doit être datée et comprendre au moins les éléments suivants :
- la date de la dépense
- le lieu
- le montant
- le motif
- le montant de la TVA et le taux appliqué
Vous pouvez trouver en ligne des modèles de note de frais pour vous aider dans la gestion de vos frais professionnels.
Pour chaque dépense, vous devrez conserver le justificatif de paiement (ticket ou facture).
Il est important de conserver ces justificatifs pendant 10 ans, car ils seront nécessaires lors de votre déclaration de revenus pour déduire les frais de votre bénéfice brut.
Il pourront également vous être demandés en cas de contrôle fiscal afin d'éviter tout redressement éventuel.Notez que pour que la déduction soit applicable, les frais doivent avoir été réglés au cours de l'année au cours de laquelle vous prévoyez de les déduire.
Si la gestion de ces dépenses vous semble trop chronophage vous pouvez choisir d’automatiser entièrement la gestion de vos notes de frais avec Mooncard.
Déductions : quels sont les cas particuliers ?
De nombreux frais professionnels ne peuvent être déduits que partiellement. Le montant de ce pourcentage dépend du type de frais et du statut de votre activité.
Si vous exercez en tant que freelance en portage salarial, les frais de fonctionnement peuvent être considérés comme des frais professionnels. Les frais de fonctionnement comprennent les dépenses liées aux fournitures professionnelles, au transport et à la communication. Pour pouvoir déduire ces frais, il est généralement requis qu'ils représentent moins de 30% de votre salaire brut.
Si vous êtes micro-entrepreneur, les conditions de déductions fiscales sont différentes. En effet, l’administration fiscale applique déjà un abattement forfaitaire qui tient compte de vos dépenses professionnelles.
Il n'est donc pas possible de déduire les dépenses de votre chiffre d'affaires. Le taux d'abattement forfaitaire varie en fonction de votre secteur d'activité en tant qu'indépendant :
- 71% du chiffre d'affaires pour les entrepreneurs spécialisés dans l'achat-revente.
- 50% du chiffre d'affaires si votre activité relève des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux).
- 34% du chiffre d'affaires si votre activité génère des bénéfices non commerciaux.